Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію icon

Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію



НазваПро затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію
Дата конвертації27.02.2013
Розмір95.02 Kb.
ТипРозпорядження
джерело



Україна



Чемеровецька районна державна адміністрація

хмельницької області

РОЗПОРЯДЖЕННЯ




ГОЛОВИ АДМІНІСТРАЦІЇ






___6.06.2011__ № __372/2011-р__ смт Чемерівці


Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію


Керуючись ст.ст. 6, 39 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», Законом України «Про доступ до публічної інформації», з метою забезпечення виконання в районній державній адміністрації Указу Президента України від 5.05.2011 року №547/2011 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації»:


Затвердити Інструкцію з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію (далі – Інструкцію) згідно з додатком.


Голова адміністрації С. Романчук


ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядженням голови

районної державної адміністрації

_____________ №_____________


ІНСТРУКЦІЯ

з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію


^ Загальні положення

1. Інструкція з питань обліку, зберігання і використання документів та
інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову
інформацію (далі - Інструкція) визначає порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію в райдержадміністрації.

2. Ведення діловодства, що містить службову інформацію здійсню­ється відповідними структурними підрозділами або спеціально призначе­ними для цього особами (відповідальними особами).

3. Співробітники організацій, які працюють із службовою інформа­цією, в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із
цією Інструкцією. Співробітникам (виконавцям), допущеним до роботи з
документами з грифом "Для службового користування", забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

4. Керівники установ, структурних підрозділів несуть відповідальність
за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання і використання
документів та інших матеріальних носіїв інформації, які містять відомості,
що становлять службову інформацію.


^ Приймання і облік документів

5. На документи з грифом "Для службового користування", як пра­вило, поширюється вимога одноразовості реєстрації. Кореспонденція з гри­фом "Для службового користування'', що надходить до організації, приймається і розкривається співробітниками, яким доручена робота з таки­ми документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та
примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

6. Документи з грифом "Для службового користування", які надійшли
помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

У разі надходження документів з грифом "Для службового користу­вання" у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до відповідного структурного підрозділу (відповідальній особі).

7. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з
грифом "Для службового користування". Вони обліковуються за кількістю
сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.

8. Облік документів та видань з грифом "Для службового користу­вання" ведеться в журналах за формою згідно з додатком 1, як правило,
окремо від обліку іншої несекретної документації.

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній облікованій сторінці робиться запис про кількість сто­рінок у журналі, який підписується відповідальною особою та завіряється печаткою "Для пакетів".

9. На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному
листі до видання з грифом "Для службового користування" проставляється
штамп, у якому зазначаються найменування організації, реєстраційний
номер документа та дата його надходження.


^ Розмноження і розсилання (відправлення) документів

10. Відповідальність за випуск документів з грифом "Для службового
користування", що тиражуються, несуть керівники установи, їх заступники
(структурних підрозділів), у яких вони тиражуються.

Документи з грифом "Для службового користування", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

11. При друкуванні документів, що містять службову інформацію,
у правому верхньому кутку першої сторінки, а видань - на обкладинці та на
титулі проставляються гриф "Для службового користування" і номер при­
мірника.

До реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

Використання інформаційної, телекомунікаційної або Інформаційно-телекомунікаційної системи для друкування документів з грифом "Для службового користування" може здійснюватися тільки після створення в ній комплексної системи захисту інформації та підтвердження відповідності створеної системи вимогам нормативних документів з питань технічного захисту інформації у порядку, встановленому законодавством. Дозвіл на використання інформаційної, телекомунікаційної або інформацІйно-телекомунікаційної системи із зазначеною метою надається згідно з рішенням керівника установи (структурного підрозділу) за наявності атестата відповідності комплексної системи захисту інформації.

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа зазна­чається кількість надрукованих примірників, номера адресатів, прізвище вико­навця та друкарки, дату друкування документа, номер телефону виконавця.

12. Надруковані і підписані документи з грифом "Для службового
користування" передаються для реєстрації співробітнику, який здійснює їх
облік (відповідальній особі).

13. Пересилання документів з грифом "Для службового користування"
до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або
цінними поштовими відправленнями, з кур'єрами організацій, а також державною фельд'єгерською службою та спеціальним зв'язком.

14. Документи, справи і видання з грифом "Для службового користу­вання", що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані
таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержу­вача та відправника, номери вкладених документів з проставлянням поз­начки "ДСК".

На конвертах (упаковках) документів з грифом "Для службового користування» забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.


^ Формування виконаних документів у справи

15. Документи з грифом "Для службового користування" після їх ви­конання формуються у справи. Порядок формування цих справ передба­чається номенклатурами справ несекретного діловодства.

У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всі жур­нали на документи з грифом "Для службового користування".

16. В установах (структурних підрозділах), у діяльності яких створю­ється незначна кількість документів з грифом "Для службового користу­вання", номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї
справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування".

17. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом "Для службового користування", повинні бути відне­сені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкла­динках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "Для службового користування", а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

18. Справи з документами з грифом "Для службового користування" повинні мати внутрішні описи.


^ Використання документів.

Зняття грифа "Для службового користування"

19. До роботи зі справами з грифом "Для службового користування"
допускаються посадові особи згідно зі списками, а до документів - згідно
з вказівками, викладеними у резолюціях керівників установи, їх заступників
(структурних підрозділів).

Працівники, які допускаються до роботи з матеріальними носіями інформації з грифом "Для службового користування", визначаються керів­ником установи (структурного підрозділу) за затвердженими списками.

20. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом
"Для службового користування" для відкритих виступів або опублікування у
засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських
місцях.


^ Забезпечення схоронності документів.

Перевірка їх наявності.

21. Документи з грифом "Для службового користування" повинні збе­рігатися у службових приміщеннях у шафах (сховищах), які надійно зами­каються та опечатуються.

22. Перевірка наявності документів з грифом "Для службового
користування" здійснюється щорічно комісією, що призначається
рішеннями керівника установи (структурного підрозділу).

23. Про факти втрати документів з грифом "Для службового користу­вання" або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново дово­диться до відома керівника установи та режимно-секретного підрозділу, а також письмово повідомляється орган СБУ із зазначенням обставин втрати
документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів.

24. За порушення, що призвели до розголошення інформації "Для службового користування", втрати або незаконного знищення документів з грифом "Для службового користування", а також інших вимог цієї Інструк­ції винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.


^ Особливості поводження з мобілізаційними документами

25. Працівники організації допускаються до роботи з документами
мобілізаційного характеру, яким надано гриф "Для службового користування" (далі - мобілізаційні документи), на підставі списку, затвердженого керівником установи (структурного підрозділу).

26. Під час підготовки та реєстрації мобілізаційних документів на кожному їх примірнику у правому верхньому кутку нижче грифа обмеження
доступу проставляється позначка "Літер "М".

27. Мобілізаційні документи пересилаються в пакетах з позначкою «Літер "М".

Пересилати мобілізаційні документи в одному пакеті з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, забороняється.


В.о. керівника апарату адміністрації Ж.Народовець


Додаток

до Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію


ЖУРНАЛ

обліку документів та видань з грифом «Для службового користування»


Дата надходження та номер документа

Дата та номер документа

Звідки надійшов або куди надіслали

Вид документа та короткий зміст

Кількість сторінок

Кількість та номери примірників

Резолюція або кому надіслано на виконання

Номер справи до якої підшитий документ

Відмітка про знищення

документа

додатка

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10





























































































Схожі:

Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconРозпорядження красноград від 25 червня 2011 року №253 Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання І використання в районній державній адміністрації документів та інших матеріальних
Затвердити Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання в районній державній адміністрації документів та інших матеріальних...
Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconРозпорядження красноград від 3 серпня 2011 року №338 Про призначення відповідального за зберігання документів мобілізаційного характеру, яким надано гриф «Для службового користування»
«Про затвердження Інструкції про порядок обліку зберігання і використання в районній державній адміністрації документів та інших...
Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconАкт про відсутність вкладень у конверті (пакеті)
Цей акт складений на підставі Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання в районній державній адміністрації документів...
Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconНаказ №222-07 Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості
На документах у правому верхньому кутку першої сторінки проставляються гриф “Для службового користування” і номер примірника
Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconРозпорядження красноград від 1 листопада 2011 року №473 Про створення комісії по перевірці стану зберігання та наявності печаток, штампів, бланків І службових посвідчень
На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. №1893 “Про затвердження інструкції про порядок обліку,...
Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconРозпорядженням голови районної державної адміністрації 25. 06. 2011 №253 Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання в районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв,
«Для службового користування» (далі – експертна комісія) згідно з орієнтовними критеріями щодо обмеження доступу до службової інформації...
Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconНаказ №191 Про затвердження переліку відомостей, що містять службову інформацію
«Про забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації», міського голови від 10. 06. 2011року №298-р «Про забезпечення...
Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconРозпорядження від 18 вересня 2012 року №92-р м. Чернігів Про створення комісії по видачі матеріальних цінностей та виборчих скриньок
Відповідно до постанов Центральної виборчої комісії від 28 жовтня 2008 року №58 “Про затвердження Порядку виготовлення, обліку, використання...
Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconПро затвердження Інструкції з бонітування свиней, Інструкції з ведення племінного обліку у свинарстві та зразків форм племінного обліку у свинарстві
З змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства аграрної політики n 777 від 29. 10. 2009
Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconДодаток 3 до Інструкції про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України

Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©razom.znaimo.com.ua 2000-2014
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи