Інструкція з діловодства у Маріупольському державному університеті icon

Інструкція з діловодства у Маріупольському державному університеті



НазваІнструкція з діловодства у Маріупольському державному університеті
Сторінка1/4
Дата конвертації23.01.2014
Розмір0.68 Mb.
ТипДокументи
джерело
  1   2   3   4


ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Маріупольського державного університету

23.09.2013218


Інструкція з діловодства

у Маріупольському державному університеті


1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ


1.1 Інструкція з організації діловодства у Маріупольському державному університеті (далі - Інструкція) розроблена на основі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242, національного стандарту України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (ДСТУ 4163-2003)», Інструкції з діловодства у Міністерстві освіти і науки України, яка затверджена наказом Міністерства освіти і науки України № 424 від 09.04.2013.

1.2 Інструкція встановлює загальні положення ведення діловодства, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в Маріупольському державному університеті незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами (закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», закон України «Про електронний цифровий підпис» Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, закон України «Про звернення громадян», закон України «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації»).

1.3 Додержання правил і рекомендацій щодо порядку здійснення діловодних процесів, встановлених цією інструкцією, є обов'язковим для всіх керівників та працівників структурних підрозділів університету.

1.4 Відповідальність за організацію діловодства в університеті несе ректор університету. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, цієї інструкції покладається на відділ канцелярії (далі - канцелярія).

1.5 За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах університету відповідають їх керівники.

Організація діловодства в структурних підрозділах університету покладається на спеціально призначену для цього особу.

1.6 Основним завданням канцелярії є встановлення в університеті єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах університету.

Канцелярія відповідно до покладених на неї завдань:

- розробляє інструкцію університету з діловодства та номенклатуру справ канцелярії;

- здійснює реєстрацію та веде облік документів;

- організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного відділу університету (далі - архів);

- забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами університету вимог інструкції з діловодства, регламентів та національних стандартів;

- у межах компетенції вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в університеті;

- проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах;

- у межах компетенції здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в університеті;

- проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

- ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників університету з питань діловодства;

- засвідчує печаткою документи, підписані керівництвом установи.


2.^ ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ


Загальні вимоги до створення документів


2.1 Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

2.2 Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається статутом університету, положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями.

2.3 Сукупність документів необхідних і достатніх для документування інформації про діяльність університету визначається номенклатурою справ структурних підрозділів.

2.4 Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, протокол, наказ тощо), зумовлюється компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

2.5 Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання університетом покладених на нього завдань і функцій.

2.6 Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД), затверджений наказом Державного комітету стандартизації, метрології та сертифікації від 21.12.1998 № 1024..

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (далі - ДСТУ 4163-2003).

2.7 Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

2.8 В університеті діловодство здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

2.9 Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається на керівників структурних підрозділів університету. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.


^ Бланки документів


2.10 Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

2.11 В університеті використовують такі бланки документів:

- бланки для листів (додатки 2,3 і 4);

- бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа, наприклад бланк наказу) (додаток 5).

2.12 Бланки документів виготовляються друкарським способом або за допомогою комп’ютерної техніки на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

2.13 Обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки листів.


Оформлення реквізитів документів


2.14 Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники університету оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.


Зображення Державного Герба України


2.15 Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992р.№ 2137-XII «Про Державний герб України».

Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування установи, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.


Коди


2.16 Код установи проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту «Довідкові дані про установу».


Найменування установи


2.17 Найменування установи - автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування установи вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.

Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а у разі відсутності офіційно визначеного скорочення - повністю.


Довідкові дані про установу

2.18 Довідкові дані про установу містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.


Назва виду документа


2.19 Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.


Дата документа


2.20 Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад: 03 червня 2011 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Документи набувають чинності з моменту їх підписання (або затвердження), якщо у тексті або законодавством не передбачена інша умова набуття чинності.


Реєстраційний індекс документів


2.21 Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами за номенклатурою справ.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ наприклад: 845/01-17, де 845 - порядковий номер, 01-17 - індекс справи за номенклатурою.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.


Посилання на реєстраційний індекс і дату


2.22 Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.


Місце складення або видання


2.23 Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.


Гриф обмеження доступу


2.24 Гриф обмеження доступу до документа («Для службового користування», «Таємно», «Цілком таємно», «Особливої важливості») оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту «Адресат» або «Гриф затвердження».


Адресат


2.25 Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Міністерство освіти і науки України


Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:


Державна архівна служба

Фінансово-економічне управління

Начальнику управління

прізвище, ініціали


У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:


Міністру освіти і науки України

прізвище, ініціали


Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:


Центральним державним архівам


Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам,

наприклад:


Міністерство юстиції

вул. Городецького, буд. 13,

м. Київ, 01001


У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:


Гончарук Олександр Сергійович

вул. Сурікова,

буд. 3а, кв. 1,

м. Київ, 03178


У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.


Гриф затвердження документа


2.26 Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом установи. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом установи, що видала відповідний акт.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 6).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:


ЗАТВЕРДЖУЮ

Ректор

підпис, ініціали, прізвище

Дата


У разі коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Маріупольського державного університету

12 березня 2009 № 298


Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.


Резолюція


2.27 Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.


Заголовок до тексту документа


2.28 Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.


Відмітка про контроль


2.29 Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери «К» чи слова «Контроль» (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.


Текст документа


2.30 Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

2.31 Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

2.32 Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова «Продовження додатка».


Відмітки про наявність додатків


2.33 Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.


2.34 Додатки до документів можуть бути таких видів:

- додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

- додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

- додатки, що надсилаються із супровідним листом.


2.35 На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 2.26 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: «що додається» або «(додається)».


На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток 5

до Інструкції

(пункт 8)


2.36 Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Додаток

до наказу ректора МДУ

20.04.2009 № 295

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: «що додається», «згідно з додатком», «(додаток 1)»; «відповідно до додатка 2» або «(див. додаток 3)».

2.37 Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1».

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак «№» перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.


2.38 У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:


Додаток: на 7 арк. у 2 прим.


Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:


Додатки: 1. Проект Указу Президента Украъни на 2 арк. в 1 прим.

2. Пояснювальна записка на 3 арк. в 1 прим.


Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:


Додаток: лист Укрдержархіву 20.09.2010 N 595/ 04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.


У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.


Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою

формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.


Підпис


2.39 Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі (розпорядженні) про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.


Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються ректором або за його дорученням - проректорами.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються ректором або проректорами згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.


2.40 Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:


Ректор підпис ініціали, прізвище

або

Проректор з наукової роботи підпис ініціали, прізвище


2.41 У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.


2.42 Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:


Ректор підпис ініціали, прізвище

Головний бухгалтер підпис ініціали, прізвище


У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:


Ректор МДУ Ректор ДонНУ


підпис, ініціали, прізвище підпис, ініціали, прізвище

відбиток гербової печатки відбиток гербової печатки

2.43 Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:


Голова комісії підпис ініціали, прізвище


Секретар комісії підпис ініціали, прізвище


2.44 У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).


2.45 Засвідчення електронного документа дійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.


2.46 Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.


Візи та гриф погодження


2.47 У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.


2.48 Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).


2.49 Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.


2.50 Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.


2.51 Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:


Начальник навчального відділу

підпис, ініціали, прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата


Про наявність зауваження обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.


2.52 Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.


2.53 Порядок візування певних видів документів визначає додаток 7.


2.54 За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.


2.55 Якщо під час візування з’ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.


2.56 Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:


ПОГОДЖЕНО

Ректор МДУ

підпис, ініціали, прізвище

Дата


ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

стипендіальної комісії

Дата №


2.57 Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.


2.58 У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:


^ АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади підпис ініціали, прізвище

Дата

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.


Відбиток печатки


2.59 На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.


Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається додатком 8.


2.60 Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП».


Відмітка про засвідчення копій документів


2.61 Університет може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в самому університеті, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників університет може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.


2.62 Напис про засвідчення документа складається із слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:


Згідно з оригіналом


Діловод відділу канцелярії підпис ініціали, прізвище


Дата


Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою печаткою структурного підрозділу (відділу канцелярії, відділу кадрів, бухгалтерії тощо) університету.


Копія документа повинна відповідати оригіналу.


Відмітки про створення, виконання документа, наявність його в електронній формі та надходження до університету


2.63 Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:


Петренко 56 23 29

або

Петренко Олена Іванівна 56 23 29


2.64 Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова «До справи», номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:


До справи № 01-17 До справи № 01-19


Лист-відповідь від 20.05.2011 Питання вирішено позитивно під

№ 03-10/01/802 час телефонної розмови 04.03.2011


посада, підпис, ініціали посада, підпис, ініціали

(ініціал імені), прізвище (ініціал імені), прізвище

21.05.2011 05.03.2011


2.65 Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc


2.66 Відмітка про надходження документа до університету проставляється за допомогою штампа на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа.

Якщо кореспонденція не розкривається відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа - автор документа подає канцелярії документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі - авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

  1   2   3   4



Схожі:

Інструкція з діловодства у Маріупольському державному університеті iconІнструкція з діловодства у Маріупольському державному університеті
Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України...
Інструкція з діловодства у Маріупольському державному університеті iconПравила прийому до Маріупольського державного університету в 2013 році Провадження освітньої діяльності у Маріупольському державному університеті здійснюється
Провадження освітньої діяльності у Маріупольському державному університеті здійснюється відповідно до ліцензії Міністерства освіти...
Інструкція з діловодства у Маріупольському державному університеті iconПоложення про студентське самоврядування у Маріупольському державному університеті зі змінами, прийнятими VIII конференцією студентів мду від "10" квітня 2012 року
Органи студентського самоврядування не залежать від релігійних об'єднань, політичних партій та рухів
Інструкція з діловодства у Маріупольському державному університеті iconЗабезпеченню якості освіти майбутніх фахівців з менеджменту у Маріупольському державному університеті приділяється велика увага
У розпорядженні студентів – сучасні учбові аудиторії, читальні зали, комп’ютерні класи. Сьогодні кожен студент забезпечений необхідною...
Інструкція з діловодства у Маріупольському державному університеті iconРозпорядження міського голови № інструкція з діловодства в Яготинській міській раді I
Установа організовує діловодство на підставі власної інструкції з діловодства, що розроблена на підставі Типової інструкції, а також...
Інструкція з діловодства у Маріупольському державному університеті iconПоложення про кредитно-модульну систему організації навчального процесу в Маріупольському державному гуманітарному університеті Маріуполь 2006 зміст вступ Розділ Загальні положення про кмсонп в мдгу
Кмс) на засадах ects (European Credit Transfer System) І спрямовано на відпрацювання відповідної технології організації навчального...
Інструкція з діловодства у Маріупольському державному університеті iconВ м. Кіцмань Чернівецької області. В період з 1990-1997 рр навчалася в Чернівецькому державному університеті ім. Ю. Федьковича, в 1997 р отримала диплом
Апк», проводячи наукові дослідження за темою «Шляхи відродження сільського господарства передгірної та гірської зон Карпат». В 2008...
Інструкція з діловодства у Маріупольському державному університеті iconПро затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади Кабінет Міністрів України постановляє
Затвердити Типову інструкцію з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих...
Інструкція з діловодства у Маріупольському державному університеті iconЗ діловодства за запитами на інформацію в Галицькій районній раді
Закону України «Про доступ до публічної інформації» (далі – Закон). Положення Інструкція поширюються на всю службову документацію...
Інструкція з діловодства у Маріупольському державному університеті iconКонкурс "Від студентського самоврядування до самоврядування громад" на тему: "Працевлаштування випускників внз"
Досвід роботи з працевлаштування в Кременчуцькому державному політехнічному університеті
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©razom.znaimo.com.ua 2000-2014
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи